結局、人が入力し直している
- メールで届いていても、画面を見ながら基幹システムに入れ直している
- 入力する人と、確認する人。1件の注文に2人がかかっている
- 1件は数十秒でも、1日に数百件なら、それで1日が終わる
TACOでは読み取った値を原本と並べて確認し、確定するまでを1画面で。入力作業が、目を通す作業に変わります。
TACOで受注情報を扱う3ステップ
集める
メール・FAX・添付で届く注文や問い合わせを、ひとつの受信画面へ。
自動で整理
AIが内容を分類して読み取り、必要な情報を確認しやすい形に整理します。
次の業務へつなぐ
整ったデータはCSVで出力。そのまま次の工程へ渡せます。
こんなお悩みありませんか？
FAXや紙が、どうしても減らない
- メールで受信した注文書を印刷して、紙で回している
- 取引先がFAXをやめられず、紙の注文がなくならない
- 手書きの但し書きや図面が付いてきて、形式を決めきれない
TACOではメールの添付も、メール転送されたFAXも、同じ受信画面に集約。異なる様式の注文書も、AIが内容を読み取ります。
その人が休むと、止まる
- 問い合わせが、特定の人に集中している
- 過去にどう答えたかが個人のメールの中で、他の人は探せない
- 担当者は把握しているが、他の人は知らない
TACOでは1件ごとに担当やラベルが付き、社内コメントも残せます。メールを転送し合わなくても状況を共有できます。
返せていない1件に、気づけない
- 急ぎの注文や納期の連絡が、他のメールに埋もれる
- 返したつもりの問い合わせが、実は返せていなかった
- 未回答が何件あるのか、担当に聞かないと分からない
TACOでは受信ごとの対応状況を一覧で確認でき、未対応の注文や問い合わせを把握できます。
TACOで業務がつながる4つの画面
01
メール・FAXが、ひとつの受信箱に
取引先ごとに異なる経路で届く注文や問い合わせを、ひとつの受信箱に集約。チャネル・担当・対応状況を一覧で確認できます。
メールFAX電話メモ
02
AIが仕分けて、チームで引き継ぐ
届いた内容にAIがラベルを付け、担当を自動で割り当てます。誰が何をしたかが時系列で残り、コメントで引き継げるので、「結局いつも同じ人がやる」状態から抜けられます。
注文連絡納期確認見積依頼鈴鈴木未対応対応中保留完了対応不要
03
原本と並べて、確かめて確定
読み取った項目を原本と左右に並べて表示します。項目ごとの信頼度で、どこを見ればよいかが分かります。
高要確認
品名・仕様数量信頼度
段ボール W400×D300300高
段ボール W500×D300200高
段ボール W600×D300100要確認
04
そのまま、業務のデータベースへ
読み取った内容は、注文なら注文の1行として業務データベースに並びます。確認前と確認済みが分かれているので、どこまで手が付いているかが一目で分かります。確定したデータは明細ごとにCSVで出力し、そのまま次の業務へつなげられます。
確認前確認済み
取引先から届くものを、ぜんぶ同じ場所へ
注文書も見積や納期の問い合わせも、同じ受信箱に届きます。届いてから確定するまでが一本の流れになります。
担当と状況が見える
担当者と対応状況を一覧で確認でき、チームで進捗を共有できます。
社内コメントで引き継ぐ
社内コメントで状況を共有し、担当者へ引き継げます。メールへの返信も、同じ画面から送れます。
対応の経緯が分かる
届いた内容と、社内コメント・返信の履歴をひとつの画面で確認。担当が変わっても、これまでの経緯を追えます。
取引先の自動照合
差出人情報をアドレス帳と照合し、取引先を特定します。未登録なら、その場で追加できます。
自動の振り分け
設定した条件に応じて担当・ラベル・状況を自動でセット。受信後の仕分けを減らせます。
返信の下書き
これまでのやり取りを踏まえた返信案をAIが下書きします。
確定したデータの基幹システム連携、外部API連携、指定フォーマットでの帳票出力など、ご相談に応じて個別にお作りすることも可能です。
よくあるご質問
二重管理にならないよう、TACOで扱う範囲を選べます。特定の取引先や注文用アドレスだけを転送し、返信は現在のメールソフトで行うことも、受信から担当・対応履歴までをTACOにまとめることもできます。対象範囲は、運用に合わせてあとから変更できます。